Inleiding
Het is mogelijk om als werkgever gemakkelijk de medewerkers in één keer te importeren, door de gegevens van de medewerkers in te vullen in een importsheet.
Dit importsheet is een Excel-bestand, waar een aantal eisen aan zijn verbonden:
1. De indeling van het bestand moet worden aangehouden. Er kunnen geen kolommen worden verwijderd.
2. De opmaak dient niet te worden aangepast.
3. De verplichte velden moeten allemaal ingevuld zijn. Probeer echter ook zoveel mogelijk niet verplichte velden in te vullen.
4. Het bestand dat geïmporteerd wordt, mag niet beschermd zijn met een wachtwoord.
Het is dus belangrijk dat de juiste gegevens worden ingevuld. Als de importsheet niet goed is ingevuld, worden de medewerkers niet ingelezen of worden ze foutief in het systeem gezet.
Excel bestand
Een aantal kolommen wordt hieronder uitgelegd.
Organisatiestructuur
Deze gegevens worden ingevuld in de kolommen OE code en OE naam in de importsheet. Wanneer je via een importbestand de medewerkers in Dotweb Cloud importeert, is het noodzakelijk om aan te geven tot welke organisatorische eenheden de medewerkers behoren. Deze dienen overeen te komen met de organisatorische eenheden zoals het is ingericht in Dotweb Cloud.
De gegevens zijn te vinden in onder andere de werkgever structuur. Als de gegevens binnenkomen via de koppeling, kunnen de gegevens ook uit de bron aangehouden worden.
Burgerservicenummer
Het onderdeel BSN is niet verplicht in de import. Dit is te herkennen aan de witte kopregel in het Excel-bestand. Met andere woorden, kolommen met een groene kop zijn verplicht. Echter is het belangrijk om zoveel mogelijk gegevens te vullen.
Voor de UWV documenten is het noodzakelijk om het BSN in te vullen. Zolang dit niet is ingevuld in de importsheet, dient dit altijd handmatig aangevuld te worden. Om het gebruiksgemak te verhogen, raden wij aan om dit nummer wel in te vullen.
Geslacht
Voor een aantal kolommen zijn er vooraf gedefinieerde opties die gekozen kunnen worden. De opties zijn in blad 2 weergeven. Voor het geslacht zijn er de opties man of vrouw.
Dit geldt ook voor Aanhef, Naamvoorkeur, Nationaliteit, Huwelijkse staat, Land, Soort dienstverband, Salarisperiode en SFB status.
Dienstverband
De dienstverband gegevens zijn niet gekenmerkt als verplicht. Echter wordt de import niet succesvol uitgevoerd als deze gegevens niet zijn ingevuld.
Als een medewerker maar één dienstverband heeft, kan hier het nummer 1 worden ingevuld. Heeft een medewerker meerdere dienstverbanden, gebruik dan de volgnummers.
Loonheffingennummer
Vul deze gegevens in wanneer dit noodzakelijk is.
Tip! Laat het veld leeg wanneer dit niet gebruikt wordt voor het verzuim. Dit is voornamelijk belangrijk wanneer de UWV koppeling aanstaat.
Overige tips
Zoals aangegeven, zijn niet alle gegevens verplicht bij het invoeren van de import. Houdt er echter wel rekening mee dat hoe meer gegevens hier zijn ingevuld, hoe fijner dit is voor de gebruikers van het systeem.
De volgende kolommen willen wij dan ook adviseren om wel in te vullen:
- Burgerservicenummer
Voor het gebruik bij UWV documenten - Aanhef
Voor het gebruik bij signaleringen en andere documenten - Naam voorkeur
Voor het gebruik bij signaleringen en andere documenten - Voornaam
Voor het gebruik bij signaleringen en andere documenten - Mobiel nummer
In één oogopslag duidelijk op welk nummer de medewerker bereikbaar is - E-mailadres
Voor het gebruik bij signaleringen en andere communicatie vanuit het systeem -
Soort dienstverband
Kan wenselijk zijn om op basis van het dienstverband van de medewerker taken te laten starten.
Invoeren
Het bestand kan geïmporteerd worden in het admin of het werkgever portaal, mits de gebruiker hier de rechten voor heeft.
1. Kies bij het importeren het juiste bestand en wat je wilt doorvoeren.
2. Zet het vinkje bij toevoegen en/of wijzigen aan.
3. Kies voor simuleer import als je eerst de uitkomst van het bestand wilt controleren. Wij raden aan om hiervoor te kiezen.
Na het invoeren, wordt de simulatie zoals in onderstaand voorbeeld weergegeven.
Nadat de eventuele fouten zijn hersteld, kan de import opnieuw worden uitgevoerd.
Als uit de simulatie blijkt dat het bestand goed is, kan het bestand worden geïmporteerd en worden de medewerkers toegevoegd.