ALGEMEEN
Aan een dossier kunnen verschillende documenten worden toegevoegd. Denk hierbij aan uitnodigingen, spreekuurverslagen, terugkoppelingen et cetera.
Bij het aanmaken van documentsoorten is het mogelijk de verschillende documenten te bundelen. Binnen een documentsoort wordt het volgende ingericht:
- Het type documentsoort: Medisch, verzuim of HR.
- Binnen welk dossiertype en dossierindeling het documentsoort zichtbaar is.
- Rechten voor de arbo rollen.
- Rechten voor de rolverdeling werkgever.
- Instellen om te communiceren naar de medewerker.
Met dit beheer van documentensoorten kunt u er dus voor zorgen dat documenten van een bepaald soort zichtbaar is in een bepaald dossiertype voor bepaalde gebruikers.
Elk dossiertype heeft een zelf in te richten dossierindeling, zoals in onderstaand voorbeeld.
1. Dossierindeling Documenten.
2. Cockpit: Via de cockpit kunnen onder andere documenten worden toegevoegd.
Wanneer een document, bijvoorbeeld via de cockpit wordt toegevoegd aan het dossier, wordt er bepaald welk documentsoort (3) het betreft en binnen welke dossierindeling (4) het document wordt opgeslagen.
VOORWAARDEN
- Rollen zijn aangemaakt.
- Werkgeverrol categorieën zijn aangemaakt.
- Dossierindelingen zijn aangemaakt.
In dit artikel worden de volgende items nader toegelicht:
DOCUMENTSOORT TOEVOEGEN
STAPPEN
1. Navigeer naar het Admin portaal | Content | Documentsoorten en klik op Toevoegen.
2. Vul een naam voor de documentsoort in.
3. Vul, indien nodig, een code in.
4. Vink het type document soort aan:
- Medisch: Documentsoort ten behoeve van het medische dossier.
- Verzuim: Documentsoort ten behoeve van de verschillende verzuimdossiers.
- HR: Documentsoort ten behoeve van het medewerkersdossier.
5. Selecteer bij het dossiertype de dossierindeling, waarbinnen dit documentsoort moet worden getoond. In dit voorbeeld wordt het documentsoort Documenten, getoond in het verzuimdossier onder de dossierindeling Documenten. Zoals in de algemene uitleg ook beschreven.
6. Vink de rechten aan voor de Arbo rollen. Klik op Verwijderen om direct alle rechten aan te vinken.
7. Vink de rechten aan voor de Rolverdeling werkgever. Klik op Verwijderen om direct alle rechten aan te vinken.
8. Vink de optie, communiceren naar medewerker, aan om documenten te delen.
9. Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren.
EEN MEDISCH DOCUMENT TOEVOEGEN MET TERUGKOPPELING NAAR DOSSIER
Wanneer een documentsoort wordt aangemaakt van het type Medisch, dan is er een mogelijkheid om het document wat binnen dit documentsoort wordt toegevoegd, ook toe te voegen aan een verzuimdossier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een terugkoppeling van een bedrijfsarts.
STAPPEN
1. Navigeer naar het Admin portaal | Content | Documentsoorten en klik op Toevoegen.
2. Vul een naam in van het documentsoort.
3. Vul, indien nodig, een code in.
4. Vink het type Medisch aan en de optie Terugkoppeling naar dossier.
5. Selecteer een documentsoort, waarbinnen het document ook moet worden toegevoegd.
Let op: Afhankelijk van de rechten van het geselecteerde documentsoort heeft een gebruiker inzage!
In onderstaand voorbeeld hebben gebruikers met leesrechten op het documentsoort Terugkoppeling bedrijfsarts, dus leesrecht op de documenten geplaatst in het documentsoort Medische documenten.
6. Selecteer binnen het dossiertype de dossierindeling, waarbinnen dit documentsoort moeten worden getoond.
Let op: Dit betreft de inrichting voor, in dit voorbeeld, het documentsoort Medische documenten met terugkoppeling naar dossier.
7. Vink de rechten aan voor de Arbo rollen. Klik op Verwijderen om direct alle rechten aan te vinken.
Let op: Dit betreft de inrichting voor, in dit voorbeeld, het documentsoort Medische documenten van het type medisch. Om deze reden worden alleen de Arbo rollen ingericht.
8. Vink de optie, communiceren naar medewerker, aan om documenten te delen.
9. Klik op Opslaan om de gegevens te bewaren.